(사례1) 국가기록원 공개서비스과 채○○ 주무관은 매일 국가보훈처, 현충원 등의 판결문, 약식명령서 조회 요청으로 끊임없는 열람 업무에 시달리고 있다. 먼저, 요청받은 자료를 일일이 공문으로 받아서, 국가기록원의 CAMS(중앙영구기록관리시스템)에 접속하여 관련 내용을 조회한다. 그리고 검색된 기록이 전자화 되어있는 경우는 즉시 파일로 송부하고, 전자화 되어있지 않은 경우는 서고에서 직접 찾아 복사하여 보낸다. 많을 때는 하루에 20개 이상의 공문을 처리하느라 야근하는 날이 많았다.

(사례2) 국립대전현충원 현충과 김○○ 주무관은 안장심사 업무를 담당하고 있다. 안장심사의 경우 대부분 3일장을 치르느라 긴급한 경우가 많다. 처리 건이 많은 경우 국가기록원에 직접 출장 와서 업무를 처리하기도 하지만, 주말이나 연휴에 심사요청이 접수될 경우에는 처리할 방법이 없어 업무 일까지 기다려서 처리하느라 민원인의 불만이 접수되기도 한다.

그러나 ‘바로검색 열람서비스’가 도입되면서 효율적 업무처리가 가능해 졌다.

이제 보훈처 직원이 CAMS에 접속하여 기록물을 직접 조회하고 출력하여 업무에 활용할 수 있게 되어서, 국가기록원 열람 담당 직원의 업무 부담이 대폭 감소했다.

또한, 보훈처 직원은 안장심사에 필요한 기록물을 주말에도 확인할 수 있게 되어 민원인의 요청에 더욱 신속하게 대응할 수 있게 되었다. 전체적인 면에서 보훈처의 요청 공문도 상당히 줄어들어 양 기관의 공문 작성과 처리에 드는 시간이 크게 단축되었다.

정부 부처 협업을 위한 ‘바로검색 열람서비스’가 도입되어 국가기관의 업무 효율성과 소통이 대폭 강화될 전망이다.

국가기록원(원장 이상진)은 국가보훈처와 업무 협의를 통해, ‘바로검색 열람서비스’를 구축하고 6일부터 서비스를 실시한다. 이를 위해 국가기록원은 보존하고 있는 기록물을 공공기관이 직접 검색ㆍ열람할 수 있도록 하는 근거를 마련하여 지난 9월 22일부터 시행하였다.

이러한 법적 근거를 토대로 ‘바로검색 열람서비스’는 우선 국가보훈처 예우정책과와 국립대전현충원 현충과에 제공된다. 위 기관은 작년 한 해 동안 보훈 및 안장심사를 위하여 국가기록원에 행ㆍ형 기록물 약 5,400여건(1일 약 30여건)을 요청하였으며, 국가기록원은 해당 요청 건을 처리하는데 평균 3~5일 정도 소요 하여, 긴급한 경우에는 요청기관이 불만을 제기하기도 하였다.

이번 ‘바로검색 열람서비스’ 실시를 통해 국가보훈처가 필요한 기록물을 직접 검색ㆍ열람함으로써, 국가기록원은 기관협조 처리기간을, 국가보훈처는 업무처리에 드는 시간을 단축(1일 이내 처리)할 수 있게 되었다.

이상진 행정안전부 국가기록원장은 “향후 ‘바로검색 열람서비스’ 대상기관을 지속적으로 확대하여, 기관 간 개방과 공유를 통한 정부업무 효율화로 대국민 서비스 만족도를 제고하겠다. ”라고 말했다.

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